Trên bảng cân đối kế toán của một công ty, các khoản phải thu là số tiền mà các đơn vị bên ngoài công ty nợ công ty đó. Các khoản phải thu được phân loại như tài sản lưu động với giả định rằng chúng sẽ đến hạn thanh toán trong vòng một năm dương lịch hoặc năm tài chính. Để ghi nhận bút toán cho một tài khoản bán hàng, người ta phải ghi nợ một khoản phải thu và ghi có vào một tài khoản doanh thu. Khi khách hàng thanh toán các tài khoản của họ, người ta ghi nợ tiền mặt và ghi có khoản phải thu vào khoản mục bút toán. Số dư cuối kỳ ở bảng cân đối kế toán thử cho các khoản phải thu thường là ghi nợ.

Các tổ chức kinh doanh đã trở nên quá lớn để thực hiện các công việc đó bằng tay (hoặc các tổ chức nhỏ có thể nhưng không muốn làm bằng tay) nói chung sẽ sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính để thực hiện công việc này.

Các công ty có sẵn hai phương pháp để đo lường giá trị ròng của các khoản phải thu, thường được tính bằng cách lấy tài khoản phải thu trừ đi số dư của tài khoản dự phòng.

Phương pháp đầu tiên là phương pháp dự phòng, phương pháp này tạo ra một tài khoản đối ứng, tài khoản dự phòng nợ khó đòi, hoặc dự phòng nợ phải thu khó đòi, có ảnh hưởng đến việc giảm số dư của các khoản phải thu. Số dự phòng nợ phải thu khó đòi có thể được tính theo theo hai cách, hoặc (1) kiểm tra từng khoản nợ riêng lẻ và quyết định xem đó có phải khó đòi (một khoản dự phòng cụ thể); hoặc (2) cung cấp một tỷ lệ phần trăm cố định (ví dụ 2%) cho tất cả các con nợ (một khoản dự phòng chung). Những thay đổi trong dự phòng phải thu khó đòi qua từng năm được phản ánh vào tài khoản chi phí nợ xấu của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Phương pháp dự phòng có thể được tính bằng cách sử dụng phương pháp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu tín dụng ròng; Phương pháp tiếp cận bảng cân đối kế toán, dựa trên bản liệt kê aging, trong đó các khoản nợ của một độ tuổi nhất định được phân loại theo rủi ro hoặc kết hợp cả hai.

Phương pháp thứ hai là phương pháp xóa sổ trực tiếp khoản phải thu khó đòi. Phương pháp này đơn giản hơn so với phương pháp dự phòng vì nó cho phép một bút toán đơn giản giảm các khoản phải thu về giá trị thuần có thể thực hiện được. Mục nhập bao gồm ghi nợ tài khoản chi phí nợ xấu và ghi có vào tài khoản phải thu tương ứng trong sổ cái bán hàng. Phương pháp xóa sổ trực tiếp khoản phải thu khó đòi không được phép theo các Nguyên tắc Kế toán được chấp nhận chung (GAAP).

Hai phương pháp này không loại trừ lẫn nhau, và một số doanh nghiệp cũng sẽ trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, xóa bỏ các khoản nợ cụ thể mà họ biết là khó đòi (ví dụ, khi con nợ bị phát mại).